人にやさしい書類づくり

人がつくったエクセルのファイルにイラっとすることがあります。

職業柄…というより、仕事の役職柄、人がつくったエクセルファイルが送られてくるときが多々あります。

たいていが、一発で印刷できるように書類を作っていません。

私も若い時に上司から叱られて学んだので、私も教えるようにしています。

基本的に、つくったファイルは、「印刷」をクリックして印刷し、一番ベストな状態で出力できて初めて成立します。

書類づくりは、印刷までの作業工程を想定してつくられて初めて完成します。

それがわかっていない人が多すぎます。

今日、所属している劇団の各部署がつくったファイルを出力した際に同じことを思いました。

趣味でやっている劇団ですので、仕事みたいなことはできれば言いたくありません。

が、逆を言えば、いい社会人なので、それくらいのことはやりましょう。

明らかに横長の書類なのに、縦の用紙でつくるってのは最低限のこともできていないと感じてしまいます。

これを会社の人にやられたら、私は「出し直し」と書類を跳ね返すでしょう。

社内で私は大変厳しい上司とみなされているでしょうが、最低限のこともできない人に「厳しい」とか「最悪」とかは言われたくないです。

言われたくないというか、たぶん気にしないです。

エクセルで次に多いのは、すべての情報を一ページに収めようとして、とんでもなく縮小している人です。

あれも、意外と気づきません。

デジタル化は結構ですが、エクセルやワードは出力するために作成されていると考えてください。

紙媒体に最終的にはなります。

それならば作り終えたら出力して確認してください。

「校正をしろ」まで厳しいことは言いませんが、まともな日本語をつかって、まともに印刷できるようには書類を作ってほしいです。

ちなみに、これは私だけでしょうが、英語を使う人も好きではありません。

「合計」とか「平均」でいいじゃないですか。

なんで英語使うのかわかりません。

デキる人アピールか、自分の英語の勉強のためか知りませんが、私は英語が読めないので、そこに書かれている数字が何かを瞬時にはわかりません。